Voordat je jouw factuur verstuurt zorg je ervoor dat je beschikt over alle nodige -en juiste- informatie. Allereerst check je met je klant wat het (e-mail)adres is waar de factuur heen moet, want niet altijd gaat dat via jouw contactpersoon.

In het kader van ‘liever te veel dan te weinig’:

Bij veel opdrachtgevers – vooral bedrijven- wordt de betaling door een aparte afdeling geregeld. Dit betekent vaak dat jouw factuur een heel proces doorgaat voordat de werkelijke betaling plaatsvindt – houd er dus rekening mee dat het even kan duren en schiet niet te snel in de stress. Zie ook het onderwerp ‘betalingstermijn’ voor meer informatie!

Wanneer is het beste moment om jouw factuur te sturen? Dat ligt helemaal aan jezelf. Maar…hoewel sommige klanten het fijn vinden gelijk een factuur te kunnen ontvangen en betalen is het misschien handiger als je een paar dagen wacht – dan kan je het samen met al je andere administratieve taken oppikken. En wellicht komt het dan ook iets minder wanhopig over.

Op de downloadspagina vindt je een voorbeeldfactuur die je kan aanpassen en gebruiken. Succes!

Verzuimt een klant jou te betalen? Check eerst even of er niet iets misgegaan of vergeten is – bel ze op of stuur een vriendelijke reminder. Maar is er duidelijk sprake is opzet, dan blijft er maar één ding over: een aanmaning.

Verwittig de klant dat er nu toch echt binnen twee weken betaald moet zijn, anders volgt er een incasso. Vermeld wat deze incassokosten dan ook zijn – als je dat niet doet mag je ze op een later tijdstip namelijk niet vorderen. Informeer je van tevoren goed bij een specialist!

Nog steeds niet betaald? Dit betekent dat je de factuur met extra incassokosten opstuurt. Jij hebt er ondertussen onnodig extra tijd en moeite in moeten steken, en dat zijn dus gewoon gemaakte uren. Je kan er ook voor kiezen deze incasso uit te besteden: tegen een bepaald bedrag of percentage van het te innen bedrag gaat iemand anders voor jou aan het werk om die factuur alsnog betaald te krijgen. Bedenk wel even of het uiteindelijk te halen bedrag opweegt tegen alle moeite die je er verder in steekt.

Als het echt uit de hand loopt en de klant maar weigert te betalen kun je overwegen juridische stappen te ondernemen. Heel vervelend, maar het kan gebeuren. Laat je in dat geval goed informeren over de mogelijkheden.